内蒙古自治区住房和城乡建设档案数字化建设与应用

选择字体:[ - - ] 来源: 中国建设信息化 发布时间:2024-04-24 13:49:20 访问量:

为推进城建档案数字化工作,满足内蒙古自治区档案馆有关要求,以及内蒙古自治区住房和城乡建设厅有关城建、房地产、城管、建筑业等使用档案数字化系统日常档案整理、档案归档要求,内蒙古自治区住房和城乡建设厅建设档案数字化系统,建立 OA 系统行业材料到档案数字化归档内容自动推送、归档内容合并、归档接口及模块的开发使用,提升档案数字化利用实用性,实现档案数字化自动归档推送,归档内容流程化,规范化,标准化。

一、建设目标

档案数字化建设主要目的为内蒙古自治区住房和城乡建设厅提供档案数字化平台,形成统一的接口及功能。它的主要工作是对 OA 系统中档案信息进行统一规范、整合、利用,并实现所有纸质文件档案的电子化、自动化管理。利用数字化手段,实现与现有档案系统接口的对接,通过内部网络实现资源共享。从而实现对档案数字化信息资源的集中统一管理、安全存储和综合开发利用。通过联合检索的分布式索引技术,使档案数字化与原 OA 系统数据互通,实现档案数字化信息使用建设目标。

紧紧围绕内蒙古自治区住房和城乡建设厅业务需求,按照《数字档案建设指南》《数字档案系统测试办法》《数字档案室建设指南》《数字档案室建设评价指标》等相关要求,以提升内蒙古自治区住房和城乡建设厅档案管控能力和档案服务能力为目标,以制度标准建设为基础,以先进的信息技术应用为支撑,加强档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系建设,建成具有内蒙古自治区住房和城乡建设厅特色的档案管理体系。

二、建设内容

档案数字化系统的建设是一项系统集成工程,它涉及需求分析、系统规划、发展考虑、产品选择、可行性论证、项目施工、人员培训等多个方面,需要考虑的问题较多。按照设计要求及当前最优的解决方案,结合先进技术,在明确建设目标的基础上,进行全面合理的规划。在规划和实施过程中,需要体现统一规划、分步实施、资源共享、确保安全的原则,立足资源服务和业务管理的宗旨,即按各类档案的管理规则,运用计算机技术方便、高效、可靠地采集和管理档案信息资源 ;简便、高效、稳定地查阅利用档案资源 ;提供快速、准确、强大的档案行政监督、业务指导工作管理工具。

内蒙古自治区住房和城乡建设厅档案数字化系统建设中包含系统开发,数据库、应用、备份等,分别部署在高性能 2U2 路物理服务器上。通过配置的 3 台两路高性能服务器,保证业务系统高性能、安全稳定的运行环境。具体内容满足以下要求 :

1.规范性。内蒙古自治区住房和城乡建设厅档案数字化系统满足国家标准,遵循《数字档案馆建设指南》要求,设计最佳的建设方案,实现档案生命周期和全流程管理的应用服务。

2.安全性。档案数字化系统建设中需充分考虑安全性和保密性,能够提供全面的安全保障措施,采取多级权限控制方式,对于关键及敏感数据,只有经过授权的合法用户才能使用访问及修改,具备身份认证与授权管理功能,能够对关键用户进行身份确认或数字签名,并支持对敏感数据的加密传输 ;并提供完整的操作日志、完善的应用审计功能,具备完备的数据备份与灾难恢复机制及策略,保障数据在存储、检索、提取、发布和管理等各个层面的安全性。

3.实用性。充分考虑系统功能利用效率,结合内蒙古自治区住房和城乡建设厅业务需求、建设具体软件和硬件,做到按“需”建设,保质保量完成项目建设任务。

4.灵活性。内蒙古自治区住房和城乡建设厅档案数字化系统,具备开放的体系结构,为系统扩展、升级及不可预见的需求的改变留有空间,并为后期扩容建设的平稳过度打下基础。个别模块的添加删除具备相对独立性,不影响其它模块的运行 ;便于系统的二次开发和升级改造,能够提供标准化的外部接口,能够兼容各类硬件设备,在软件层面支持跨平台和开放数据接口,便于与其它系统设备互相集成。

5.可扩展性。对档案系统的承载能力,已考虑到未来五年数据增长的需求,要具有网络灵活扩充和调整的特性,系统的软硬件设备具有可扩展性,应采用模块化设计,具备逐步升级能力在系统设计中,不但满足当前业务需求,更满足于未来业务发展和应用功能的扩展开发。

6.先进性。设计思想和管理模式的先进性,在所构建系统平台具有数字档案综合管理的先进性。

7.可靠性。项目建设对于重要数据及档案系统建设提供良好的密级管理,实现在数据存储和数据传输过程中的加密防护。系统的运行具备高可靠性,具有良好的容错性能 ;支持核心服务器集群配置模式,以保证对系统异常情况的补救,并设有系统自动恢复机制 ;具备防止数据丢失必要措施,实现数据的一致性及系统运行过程中的高可靠性。

三、目标成果

内蒙古自治区住房和城乡建设厅档案数字化系统自 2022 年开始建设,在充分调研内蒙古自治区住房和城乡建设厅当前档案数字化系统的需求,其中包含了用户分析、数据需求分析、功能需求分析、部署需求分析、性能需求分析等多个方面。分析后得出档案存储将置于本项目系统的核心位置,前端部署应用、数据库服务器及部署档案业务系统,通过部署 FC 交换机连接存储及服务器资源构成一个闭环的、独立的档案业务网络。

通过部署多端口核心数据交换机连接内蒙古住房和城乡建设厅网络安全设备,达到终端访问档案数字化系统的需求,同时对 OA 系统及档案数字化系统进行接口改造,满足各类业务系统访问档案系统的需求。

在此基础上将各类安全设备通过技术手段与档案数字化网络融合,达到安全访问的目的,同时符合等保相关要求。

经过多方共同努力,内蒙古自治区住房和城乡建设厅档案数字化系统于 2023 年完成验收工作。现投入使用正常,实现了内蒙古住建领域档案数字化的进步,标志着内蒙古自治区住房和城乡建设厅档案数字化工作取得了重要进展。城建档案是城市建设和发展的重要保障,重要资源,在城市建设中发挥着极其重要的作用,下一步,城建档案数字化专项研究与应用是未来发展趋势,加强城建档案数字化建设,为城市建设管理和发展做贡献。

(作者单位 :宿廷、张蕾,内蒙古自治区大数据中心 ;刘晶、苑超、闫海霞,内蒙古自治区住房和城乡建设厅)


摘自 《中国建设信息化》 2024年第1期